U roku od mjesec dana od dana obrane Uredu za poslijediplomske studije potrebno je predati sljedeće:
- Potpisanu Suglasnost mentora za predaju digitalnog i tiskanih primjeraka doktorskog rada nakon obrane (za dosje) - ispisuje se na zadanom predlošku
- Izjavu o akademskoj čestitosti potpisanu od strane doktoranda (za dosje) - ispisuje se u zadanom predlošku
- Tvrdo ukoričene tiskane primjerke rada u broju primjeraka koji odgovara sljedećoj potrebi:
- 1 primjerak za Nacionalnu i sveučilišnu knjižnicu u Zagrebu
- 1 primjerak za Sveučilišnu knjižnicu u Zadru
- 1 primjerak za Znanstvenu knjižnicu u Zadru
- 1 primjerak za arhivu
- po 1 primjerak za svakog člana Stručnog povjerenstva za obranu doktorskog rada
- 1 primjerak za mentora (ako nije član Stručnog povjerenstva za obranu)
- 1 primjerak za komentora/e (ako nije član Stručnog povjerenstva za obranu)
- CD s PDF/A dokumentom doktorskog rada - Rad će prema odredbama Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju (članak 83., stavak 12.) biti trajno objavljen u javnoj internetskoj bazi doktorskih disertacija Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu.
Ured za poslijediplomske studije šalje u Sveučilišnu knjižnicu 1 tiskani primjerak rada, CD, i Suglasnost mentora, a potpisanu Izjavu o akademskoj čestitosti ulaže u dosje doktoranda. Preostale tiskane radove dostavlja Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici u Zagrebu, Znanstvenoj knjižnici u Zadru, članovima stručnog povjerenstva za obranu, mentoru, komentoru/komentorima i arhivi.
Nakon unosa radova u Digitalni repozitorij Sveučilišne knjižnice u Zadru, CD i Suglasnost mentora vraćaju se Uredu za poslijediplomske studije gdje se ulažu u dosje doktoranda.