Nakon uspješno obranjenog doktorskog rada student u doktorski rad dodaje list (ujednačeni obrazac temeljne dokumentacijske kartice) s podacima o autoru rada, sastavu stručnog povjerenstva za ocjenu, stručnog povjerenstva za obranu te datumom obrane.
U roku od mjesec dana od dana obrane Studentskoj referadi potrebno je predati sljedeće:
- Potpisanu Suglasnost mentora za predaju digitalnog i tiskanih primjeraka doktorskog rada nakon obrane (za dosje) - ispisuje se na zadanom predlošku koji uključuje i potvrdu, potpisanu od strane mentora/komentora ili nastavnika kojeg je ovlastilo Vijeće doktorskog studija, o tome da je doktorski rad prošao provjeru u sustavu za provjeru izvornosti rada
- Izjavu o akademskoj čestitosti potpisanu od strane doktoranda (za dosje) - ispisuje se u zadanom predlošku
- Tvrdo ukoričene tiskane primjerke rada u broju primjeraka koji odgovara sljedećoj potrebi:
- 1 primjerak za Nacionalnu i sveučilišnu knjižnicu u Zagrebu
- 1 primjerak za Znanstvenu knjižnicu Sveučilišta u Zadru - Studentska knjižnica
- 1 primjerak za arhivu
- po 1 primjerak za svakog člana Stručnog povjerenstva za obranu doktorskog rada
- 1 primjerak za mentora (ako nije član Stručnog povjerenstva za obranu)
- 1 primjerak za komentora/e (ako nije član Stručnog povjerenstva za obranu)
- Elektroničku inačicu doktorskog rada u PDF/A formatu na prijenosnoj memoriji - Rad će prema odredbama Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju (članak 83., stavak 12.) biti trajno objavljen u javnoj internetskoj bazi doktorskih disertacija Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu
- Ispuniti obrazac Osobni podatci za izdavanje potvrde o završenom doktorskom/specijalističkom studiju (preduvjet za pristup obrascu je posjedovanje važećeg Google korisničkog računa - Gmail). Uplatnicu za troškove opreme diplome u iznosu 92,91 EUR potrebno je zatražiti na e-mail adresu tajnistvopds@unizd.hr.
Mentor, komentor i članovi povjerenstva mogu se izjasniti o tome da im nije potrebno dostaviti ukoričeni primjerak rada, pri čemu potpisuju izjavu o odricanju od primjerka ukoričenog rada.
Studentska referada šalje u Sveučilišnu knjižnicu 1 tiskani primjerak rada, elektroničku inačicu rada na prijenosnoj memoriji i Suglasnost mentora, a potpisanu Izjavu o akademskoj čestitosti ulaže u dosje doktoranda. Preostale tiskane radove dostavlja Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici u Zagrebu, Znanstvenoj knjižnici Sveučilišta u Zadru - Studentska knjižnica, članovima stručnog povjerenstva za obranu, mentoru, komentoru/komentorima (ovisno o njihovoj izjavi) i arhivi.
Nakon unosa radova u Digitalni repozitorij Znanstvene knjižnice Sveučilišta u Zadru, elektronička inačica na prijenosnoj memoriji i Suglasnost mentora vraćaju se Studentskoj službi gdje se ulažu u dosje doktoranda.
Potvrda o završetku studija izdaje se tek nakon što su izvršene sve prethodno navedene obveze.